Lorsqu’il s’agit d’organiser un congrès ou un séminaire d’entreprise, quel qu’en soit le sujet, il convient de faire appel à des experts. Une agence événementielle vous fournira dès le départ tout ce dont vous avez besoin en tant qu’organisateur. L’expérience et les conseils de ce type d’entreprise vous éviteront bien des tracas. Elle vous évite également de perdre du temps et de faire des dépenses inutiles par manque de connaissances. L’idée est que vous atteigniez vos objectifs et que vous dépassiez les attentes grâce à un service de qualité. L’agence événementielle doit s’occuper de la logistique avant, pendant et après l’événement. Dans cet article, en plus de partager avec vous les raisons de faire appel aux services de ce type d’entreprise, nous souhaitons vous indiquer les critères de choix de l’une ou l’autre pour l’organisation d’un congrès.
Critères de sélection d’une agence événementielle
L’expérience
Recherchez des agences événementielles ayant de l’expérience dans le type de séminaire que vous allez organiser. Par exemple, s’il s’agit d’un congrès scientifique, évaluez si elles ont déjà travaillé dans ce domaine. Consultez les critiques dans la presse pour savoir si l’événement a vraiment été un succès. Évaluez la créativité de leurs événements, le nombre de participants et les réactions de leurs clients.
L’agence CP’EVENT est par exemple une bonne adresse. Cette agence événementielle à Reims propose un service complet pour prendre en charge l’organisation de tous vos événements, de la conceptualisation à la finalisation en passant par la recherche du lieu, la décoration, la restauration, la lumière, l’image, la sécurité, etc. Que vous souhaitez organiser un team building, un congrès, un séminaire incentive ou autres événements, contactez CP’EVENT au 06 07 29 98 30 ou rendez-vous directement à l’agence au 13, rue de l’église 51140, Jonchery-sur-Vesle.
L’agence événementielle et sa proposition de valeur
Chaque agence événementielle que vous contactez doit avoir une stratégie définie qui soit créative et qui détermine votre public. Après avoir évalué les différentes propositions, vous pourrez choisir celle qui correspond le mieux à votre objectif.
Prix
Si vous recherchez la rentabilité, vous devez analyser à la fois le prix et tous les aspects que les agences vous offrent. Demandez-vous si le service a vraiment de la valeur par rapport à l’offre et à l’expérience de l’entreprise. De même, tenez compte de votre budget pour savoir s’il correspond vraiment à tout ce que vous voulez faire.
Agence événementielle multidisciplinaire
Recherchez des agences qui vous proposent des solutions intégrées, c’est-à-dire que si vous avez besoin de la presse pour le séminaire, laissez-les s’occuper de contacter les médias. Cependant, tout ne dépend pas de l’agence événementielle, 50 % relèvent également de la responsabilité du client. Par conséquent, vous devez avoir une idée de ce que vous voulez vraiment afin de répondre à vos attentes, voire de les dépasser.
Quelles sont les informations dont doit disposer l’agence que vous contactez ?
Programme des présentations et des activités
En tant qu’organisateur, vous devez définir les personnes que vous souhaitez voir participer aux présentations. Vous devez également définir les activités qui se dérouleront pendant le séminaire.
Conception de l’image du congrès
Déterminez avec l’équipe de l’agence événementielle l’image du séminaire. N’oubliez pas qu’elle sera utilisée dans tous les supports publicitaires, tant imprimés que numériques.
Hébergement
Si vous avez déjà réfléchi au nombre d’orateurs et de participants, la logistique doit être basée sur ce chiffre. L’agence événementielle peut vous aider à trouver et à définir le meilleur endroit pour organiser votre événement.
Se coordonner
C’est une erreur de penser que tout dépend d’une agence événementielle, essayez de vous impliquer, de participer au processus de prise de décision. Construisez une alliance dès le premier instant.