Lorsque vous planifiez une conférence, un webinaire, un atelier ou le lancement d’un produit, c’est conseillé de faire appel à une agence évènementielle pour vous aider dans la planification, l’organisation et le développement de l’évènement. Dans cet article, nous vous expliquons ce que vous pouvez attendre d’une agence et vous donnons des conseils pour choisir celle qui répond le mieux à vos besoins.
Que faut-il attendre d’une agence évènementielle ?
Lorsque l’on fait appel aux services d’une agence évènementielle, les deux parties doivent adopter une attitude d’implication et d’engagement. Le client doit fournir un soutien et des informations complètes, dans l’idée d’obtenir les meilleurs résultats. Et c’est également important de fixer des objectifs et d’assurer un suivi mensuel sur la base d’indicateurs de performance.
C’est important de souligner qu’une agence évènementielle est en mesure d’évaluer la faisabilité des objectifs en tenant compte des ressources disponibles et du budget de son client. Lors du premier contact, des aspects tels que : les canaux de communication, la fréquence des réunions, les procédures, les actions, les délais et les rapports doivent être précisés. Basée à Marseille, Zad Agence se positionne comme le partenaire idéal pour tous ceux qui souhaitent profiter de son expertise en matière de production évènementielle B2B et également de relations presse. Son équipe possède également un savoir-faire reconnu dans divers domaines, en particulier :
- Le team building et les séminaires,
- Le street marketing,
- L’organisation d’évènements sur mesure,
- La direction de production et la régie,
- La direction sonore,
- La direction artistique.
Comment choisir une agence évènementielle ?
Analyser la présence et la réputation en ligne de l’agence
En premier lieu, c’est nécessaire d’analyser les réseaux sociaux et le site web de l’agence, ainsi que son positionnement dans les principaux moteurs de recherche. Utilise-t-elle des ressources précieuses pour ses articles de blog et ses canaux sociaux ? S’efforce-t-elle d’être utile et de répondre efficacement aux besoins d’information de ses clients ?
Une agence évènementielle qui consacre du temps et des ressources à sa stratégie de marketing de contenu est susceptible de disposer d’une équipe véritablement professionnelle. Enfin, il convient d’examiner les évaluations des clients et des utilisateurs, car c’est essentiel de connaître la véritable réputation de l’entreprise.
Analysez la première interaction avec les représentants de l’agence
Les représentants de l’agence peuvent ne pas réagir, avoir un comportement hostile, ne pas comprendre les besoins exprimés ou être négligents avec les courriels et le flux de communication. Dans ce cas, vous devez poursuivre votre recherche d’une autre agence évènementielle. Ne travaillez pas avec une entreprise toxique et non professionnelle.
Étudiez le fonctionnement de l’agence
Avant de signer un contrat avec une agence évènementielle, vous devez étudier en profondeur la manière dont elle organise ses processus de travail. Quel est son protocole de planification ? Que couvre l’agence ? Quelle est son approche spécifique de la logistique ? Les réponses à ces questions vous permettront de savoir si l’agence évènementielle est compatible avec votre entreprise ou si vous partagez les mêmes valeurs.
Soyez attentif à la manière dont l’équipe répond à vos besoins
Dans le monde de l’évènementiel, la réactivité et la rapidité sont primordiales. C’est évidemment irréaliste d’attendre une réponse à un courriel dans les cinq minutes qui suivent son envoi, mais c’est judicieux de mettre l’accent sur la réactivité. L’organisation d’un évènement est sujette à des changements et à des imprévus, de sorte que l’on ne sait jamais quand un changement de dernière minute devra être effectué. Une bonne agence évènementielle sera toujours prompte à effectuer ces changements.
Ensuite, il vous sera facile de déterminer si l’agence pourra répondre à vos attentes ou non. Si vous souhaitez collaborer avec ZAD Agence, le mieux est de passer dans ses locaux situés à la Cité Radieuse Le Corbusier, 280 boulevard Michelet, 13008 Marseille. Cela vous permettra de faire connaissance avec son équipe et de lui exposer votre projet.